Was ist zu tun – bei einer Pandemie?

Angesichts der grenzüberschreitenden Verbreitung von COVID-19 und der Schlagzeilen in den Nachrichten steigen die Bedenken, wie das Virus am besten gestoppt werden kann. Angesichts des aggressiven Charakters der Krankheit hat die WHO empfohlen, dass jeder Bürger seinen Teil zur Eindämmung der Krankheit beitragen sollte – sei es durch sorgfältigeres Händewaschen, vorübergehendes Aussetzen von Reisen, Absagen von Veranstaltungen oder einfach nur durch das zu Hause bleiben.

“Das Fazit: Wir sind dem Virus nicht ausgeliefert.” Der WHO-Generaldirektor Dr. Tedros Adhanom Ghebreyesus sagt, dass das Coronavirus bei globaler Solidarität die erste Pandemie in der Geschichte sein könnte, die durch individuelle Pflegemaßnahmen erfolgreich bekämpft wird.

Die Wirtschaft auf der ganzen Welt ist in Bewegung. Dies bedeutet zu einem großen Teil eine neue Arbeitskultur. Wir sehen, dass dies in dem Maße, wie die Nachrichten über das Coronavirus zunehmen, immer häufiger geschieht. Zahlreiche Unternehmen haben ihre Mitarbeiter gebeten, von zu Hause aus zu arbeiten. Konzerte sind abgesagt, Kitas und Schulen werden geschlossen.

Obwohl es scheint, dass das Arbeiten aus der Ferne zunimmt, wird dies für viele Unternehmen sicherlich schwieriger sein als erwartet. In einem kürzlich veranstalteten Webinar führte Gartner eine Blitzumfrage unter den teilnehmenden Personalleitern aus dem asiatisch-pazifischen Raum durch. Einundneunzig Prozent gaben an, dass sie nach dem Coronavirus von zu Hause ausarbeiten würden. Sie gaben jedoch auch an, dass ihre beiden größten Herausforderungen der Mangel an technologischer Infrastruktur und das Unbehagen der Mitarbeiter bei der Arbeit an entfernten Standorten seien.

Auch Mitel hat die Entwicklung der Auswirkungen des Coronavirus beobachtet und ein umfassendes Verständnis dafür entwickelt, wie unsere Kunden betroffen sein werden. Als Teil unserer Verpflichtung, Ihnen zu helfen, weiterhin konsequent und beruhigt zu arbeiten, haben wir im Folgenden einige Tipps und Richtlinien vorgestellt, mit denen wir die Arbeit von zu Hause aus komfortabler und effektiver gestalten können:

Wählen Sie die richtigen Tools

Ein effektives Arbeiten außerhalb des Büros sollte genauso gut sein wie im Büro. Das erfordert die richtige Kombination von Tools und Prozessen. An manchen Tagen ist Video das, was man braucht, und an anderen Tagen sind Chat und File-Sharing produktiver. Die richtige Einrichtung für das Arbeiten aus der Ferne bietet Ihnen eine Reihe von Optionen sowie eine gute Verbindung zu Ihrem Team und Ihren Kontakten. Eine Kombination hilft:

Cloud-basierte Lösung

Allzu oft stellen Mitarbeiter, die von zu Hause arbeiten, fest, dass die Dokumente oder Informationen, die sie wirklich benötigen, auf dem Computer im Büro gespeichert sind. Das ist eine der häufigsten Herausforderungen bei der Arbeit aus der Ferne. Doch wenn Dokumente in der Cloud gespeichert sind, können die Mitarbeiter von jedem Ort aus darauf zugreifen. Mit der Cloud können auch Remote-Mitarbeiter auf die Informationen des Unternehmens zugreifen

Tools für Besprechungen

Das richtige Meeting-Tool kann die Zusammenarbeit von Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten stark vereinfachen. MiTeam Meetings beispielsweise funktioniert nahtlos, so dass es sich anfühlt, als würden alle Personen im selben Raum arbeiten. Videoanrufe mit einem Klick ermöglichen Ad-hoc-Gespräche von Angesicht zu Angesicht. Sie können alle dieselben Dokumente bearbeiten, über Aufgaben auf dem Laufenden bleiben, Bildschirme gemeinsam nutzen und in Echtzeit zusammenarbeiten.

Ein All-in-One-Arbeitsbereich

Das vielleicht wertvollste Tool für die Zusammenarbeit an unterschiedlichen Orten ist ein Tool, mit dem Sie von einer einzigen Anwendung auf Sprache, Video, Messaging, Präsenz, Audiokonferenzen, Mobilität und Zusammenarbeit im Team zugreifen können. Mit einem Kommunikationserlebnis, das sich durchgehend positiv auswirkt, egal ob Sie im Büro, mobil oder zu Hause sind, spielt es keine Rolle, wo Sie arbeiten.

Die Anpassung an die Arbeit an unterschiedlichen Orten ist so viel einfacher. Funktionen wie Web-Chat und Dateifreigabe sind immer aktiviert, so dass Sie in Echtzeit zusammenarbeiten können. Die Teammitglieder können Projektinformationen überprüfen, aktualisieren und erweitern. Sie haben Zugriff auf Projektzeitpläne, Besprechungsnotizen, Aufgabenlisten und Ad-hoc-Kommentare zum Projekt. Letztendlich haben Sie alles, was Sie brauchen, um zu interagieren und die Arbeit ohne Unterbrechung zu erledigen.

Aufbau einer Unternehmenskultur mit Fernarbeit

Obwohl das Arbeiten aus der Ferne nicht neu ist, sind Sie und Ihr Team möglicherweise nicht bereit, über längere Zeiträume – möglicherweise sogar Wochen oder Monate – von zu Hause aus zu arbeiten. Hier sind drei Möglichkeiten, wie Sie ihnen helfen können, sich schneller anzupassen.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die richtige Einrichtung zu finden

Das richtige Kollaborationswerkzeug ist der erste Schritt. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Einrichtung des Home Office Arbeitsplatzes.

  • Haben sie zum Beispiel einen separaten Raum, in dem sie abseits vom Rest des Haushalts arbeiten können?
  • Ist die Wi-Fi-Geschwindigkeit für die Verbindung über Video oder das Herunterladen großer Dokumente ausreichend?

Geben Sie Empfehlungen für die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen.

Richtlinien für die Kommunikation festlegen

Im Büro ist es leichter, die Aktivitäten der Mitarbeiter zu überwachen. So weiß der Chef/die Chefin zum Beispiel, wenn ein Mitglied ihres Teams von seinem Schreibtisch weggeht, um eine Tasse Kaffee zu trinken. Sind die Mitarbeiter nicht erreichbar, könnte die Vorstellung im Raum stehen, dass die Arbeit nicht erledigt wird.

Home Office erfordert ein gewisses Maß an Vertrauen. Transparenz trägt zur Vertrauensbildung bei. Setzen Sie Erwartungen mit klaren Kommunikationsrichtlinien. Bitten Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter die Präsenzanzeige zu nutzen.

Mitel unterstützt Sie in der Vorbereitung.

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